AI議事録の作り方｜NotebookLMで作成時間を30分→10分に

「さっきの話、何て言っていたっけ」。商談や打ち合わせのあと、メモを見返してそう思ったことはないでしょうか。
話に集中すると手が止まり、書くことに集中すると話が頭に入らない。この記事では、そんな悩みを解消するために当社の営業・制作スタッフが実際に使っている、AIで議事録を作る方法をご紹介します。使うのはGoogleの「Gemini Notebook」。特別な準備はいりません。

なぜ商談のメモは抜けてしまうのか

当社の営業スタッフも、以前は手書きでメモを取っていました。それでもどうしても抜けが出る。理由はシンプルで、「聞く」と「書く」を同時にやっているからです。

商談で本当に大切なのは、相手の言葉の裏にある困りごとや、ふとこぼれた本音です。ところがメモに必死になっていると、その一言を聞き逃したり、深掘りの質問を返すタイミングを逃したりします。かといって聞くことに集中すれば、あとで議事録を書くときに記憶頼みになってしまう。

メモの抜けは、能力や注意力の問題ではありません。一人で二つの仕事を同時にこなそうとする、やり方の問題です。だから当社では「書く」ほうをAIに任せることにしました。

AIで議事録を作る5ステップ

当社で実際に回している流れは次のとおりです。使うツールはNotebookLMだけ。資料や音声を読み込ませると、その中身にもとづいて要約や質問への回答をしてくれるGoogleのAIツールです。

商談中にやることは、録音ボタンを押すことだけです。あとはいつもどおり、相手の話に集中してください。

精度を上げるのは「何を知りたいか」を伝える指示

NotebookLMへの指示は、凝ったものである必要はありません。当社のスタッフが使っている指示は、どれも一文で済むものばかりです。ただ、何のための議事録かを一言添えるだけで、出てくる内容が大きく変わります。

基本は「要約して」だけでいい 営業スタッフは、ふだんは「要約して」としか頼んでいません。それだけで商談の大半の内容がまとまります。より詳しく残したいときは、「担当者」「時間」「会議の目的」のように項目を指定すると、整理された形で返ってきます。

お客様の要望をつかみたいときは「先方の要望は？」 Web制作のスタッフは、会社訪問後の議事録づくりで「この会話の先方の要望は？」と聞いています。話が長くなったり脱線したりしても、要望だけを見失わずに抜き出してくれます。議事録の作成時間は、30分から約10分に短縮されました。

制作の打ち合わせなら「修正事項を箇条書きで」 ホームページ制作の確認打ち合わせでは、「修正事項を箇条書きでピックアップして」と頼んでいます。打ち合わせで出た修正点が一覧になるので、そのまま作業のチェックリストとして使えます。

同じ録音でも、営業なら「要望」、制作なら「修正事項」、社内会議なら「決定事項と次のアクション」と、聞き方を変えるだけで用途に合った議事録になります。まずは次のひな形から試してみてください。

この打ち合わせを議事録にまとめてください。 項目は「日時・参加者」「打ち合わせの目的」「先方の要望」「決定事項」「次回までの宿題（担当者・期日）」でお願いします。

いちばんの変化は「聞くこと」に集中できるようになったこと

時間が短くなったことは、もちろん大きな成果です。ただ、スタッフの実感として大きいのは、むしろ商談そのものの質が変わったことでした。

メモを取らなくていいと分かっていると、相手の目を見て話を聞けます。表情の変化に気づけます。「それは具体的にどういう場面で困るんですか」と、その場で一歩踏み込んだ質問を返せます。記録をAIに任せた分、人は人にしかできない「聞く」「考える」「問いかける」に時間を使える。第1回でご紹介したコラム制作と同じく、ここでもAIとの役割分担がポイントです。

AI議事録を導入するときの3つの注意点

便利な反面、気をつけたいこともあります。当社でも次の3点は徹底しています。

録音は必ず相手の了承を得ること。「議事録を正確に残したいので、録音してもよろしいですか」と一言添えれば、断られることはほとんどありません。了承を得ずに録音することは、信頼を損なう原因になります。

固有名詞・数字・期日は人が確認すること。AIの要約はあくまで下書きです。
社名や担当者名、金額、納期などは聞き間違いや取り違えが起こりえます。共有する前に、必ず人の目でチェックしてください。

機密情報の扱いは社内ルールに従うこと。社外秘の内容を含む打ち合わせを扱う場合は、自社の情報管理ルールと、利用するサービスのデータの取り扱い方針を事前に確認しておきましょう。

よくある質問

Q. NotebookLMは無料で使えますか？

A. Googleアカウントがあれば、すぐに使い始められます。有料プランや法人向けの提供もあり、利用できる機能や上限はプランによって異なります。最新の内容はGoogleの公式情報をご確認ください。

Q. オンライン会議でも使えますか？

A. 使えます。会議ツールの録画・録音機能で残したデータや、文字起こしのテキストをNotebookLMに読み込ませれば、対面の商談と同じ流れで議事録にまとめられます。

Q. ChatGPTなど、ほかのAIでもできますか？

A. 文字起こしのテキストを渡せば、ほかの対話型AIでも要約は可能です。当社でNotebookLMを使っているのは、読み込ませた資料の内容にもとづいて答えてくれ、どの部分を根拠にしたかを確認しやすいためです。議事録のように「言った・言わない」が大切な場面では、この点が安心材料になります。

Q. 録音できない打ち合わせではどうすればいいですか？

A. 手書きのメモや、打ち合わせ直後に自分で話した振り返りの音声を読み込ませる方法があります。記憶が新しいうちに残しておけば、そこから議事録の形に整えてもらえます。

まとめ｜記録はAIに、人は「聞く」ことに集中する

AIで議事録を作るといっても、やることは「録音する」「読み込ませる」「何を知りたいかを伝える」の3つだけです。それだけで、議事録づくりにかかっていた時間は大きく減り、商談中はメモから解放されて相手の話に集中できるようになります。

まずは次の打ち合わせで、お客様に一言断って録音してみてください。終わったらNotebookLMに読み込ませて、「要約して」と頼む。そこがスタート地点です。

生成AIの導入・活用をご検討中の方へ
アーティスティックスでは、こうした社内での実践をもとに、生成AIの導入研修や活用の伴走支援を行っています。「議事録のような身近な業務から試してみたい」という段階からのご相談も歓迎しております。お気軽にお問い合わせください。